Nowoczesne biuro nie powinno być projektowane jako rząd identycznych biurek uzupełniony salą konferencyjną i niewielką kuchnią. Sposób pracy zespołów jest znacznie bardziej zróżnicowany. Jednego dnia potrzebne jest miejsce do koncentracji, innego przestrzeń do wspólnej pracy nad projektem, spotkanie online albo rozmowa kilku osób bez przeszkadzania pozostałym pracownikom. Dobra aranżacja biura powinna odpowiadać na te różne sytuacje i pozwalać swobodnie przechodzić między nimi.
Punktem wyjścia nie jest więc wybór kolorystyki czy mebli biurowych, ale zrozumienie, jak firma rzeczywiście pracuje. Dopiero na tej podstawie można określić liczbę stanowisk, proporcje pomiędzy strefami, wyposażenie sal spotkań oraz potrzebę miejsc do pracy indywidualnej. Estetyka pozostaje ważna, ale powinna wynikać z funkcji przestrzeni, a nie ją zastępować.
Projektowanie biura warto zacząć od stylu pracy zespołu
Firma, w której większość dnia zajmuje praca indywidualna wymagająca koncentracji, potrzebuje innego układu niż organizacja oparta na częstych spotkaniach i pracy projektowej. Znaczenie ma również liczba rozmów online, obecność klientów w biurze, wielkość zespołów oraz to, czy pracownicy mają przypisane stanowiska, czy korzystają z nich elastycznie. Analiza tych elementów pomaga zdecydować, ile miejsca przeznaczyć na klasyczne biurka, sale spotkań, spokojniejsze miejsca do skupienia i części wspólne.
Nie każda funkcja wymaga osobnego pomieszczenia. W dużym biurze poszczególne strefy mogą być oddzielone ścianami, natomiast w mniejszym podobny efekt można uzyskać przez ustawienie mebli, zmianę oświetlenia, wykorzystanie rozwiązań akustycznych czy odmienną kolorystykę. Najważniejsze jest to, aby pracownik mógł znaleźć miejsce odpowiadające aktualnemu zadaniu, zamiast wykonywać rozmowę online, pracę wymagającą skupienia i spotkanie zespołowe przy tym samym stanowisku.
Ergonomiczne stanowisko pracy powinno dawać możliwość dopasowania
Biurko i fotel biurowy pozostają podstawą większości miejsc do pracy, ale ich dobór powinien uwzględniać sposób użytkowania oraz możliwość regulacji. Szczególne znaczenie ma to w biurach, w których z jednego stanowiska korzystają różne osoby. Regulowany fotel, odpowiednia powierzchnia blatu, miejsce na monitor oraz uporządkowane prowadzenie przewodów ułatwiają dostosowanie stanowiska do konkretnego użytkownika.
Większą elastyczność dają również biurka umożliwiające zmianę wysokości blatu. Kolekcja OGI i OGI DRIVE obejmuje między innymi biurka pojedyncze, układy typu bench oraz stoły przeznaczone do różnych stref biurowych, a w ramach OGI DRIVE dostępne są warianty z regulacją wysokości. Innym podejściem do ergonomii jest fotel HÅG Capisco, którego konstrukcja pozwala przyjmować różne pozycje podczas siedzenia i dobrze współpracuje z biurkami o zmiennej wysokości. Takie rozwiązania pokazują, że ergonomiczne miejsce pracy nie musi oznaczać jednej pozycji utrzymywanej przez cały dzień.
Strefy pracy i elastyczność nowoczesnego biura
Otwarte biuro może ułatwiać codzienną komunikację, ale nie każda czynność dobrze funkcjonuje w jednej dużej przestrzeni. Rozmowa telefoniczna, wideokonferencja czy zadanie wymagające dłuższej koncentracji potrzebują innych warunków niż szybka konsultacja kilku osób. Dlatego nowoczesne biuro dobrze podzielić na strefy różniące się stopniem prywatności i sposobem użytkowania. Przestrzeń do pracy indywidualnej może opierać się na klasycznych stanowiskach uzupełnionych panelami ograniczającymi rozpraszanie uwagi, natomiast krótkie spotkania nie zawsze wymagają pełnowymiarowej sali konferencyjnej. Do rozmów online lub pracy wymagającej większego odizolowania można wykorzystać na przykład kabiny Coda, dostępne w wariantach przeznaczonych dla jednej lub kilku osób.
W firmach pracujących hybrydowo układ powinien dodatkowo uwzględniać zmienną liczbę osób obecnych w biurze. Część stanowisk może być współdzielona, a większy stół wykorzystywany zarówno do pracy projektowej, krótkiego spotkania, jak i jako dodatkowe miejsce indywidualne. Elastyczność nie oznacza jednak, że każda przestrzeń powinna służyć do wszystkiego. Miejsca wymagające ciszy, poufności lub specjalistycznego wyposażenia nadal potrzebują jasno określonej funkcji.
Do tego samego układu można włączyć strefę relaksu. Nie musi przypominać rozbudowanego salonu z dużą sofą i szeregiem dekoracji. W jednej firmie wystarczy wygodny aneks kawowy z większym stołem, w innej potrzebna będzie spokojniejsza przestrzeń z fotelami do odpoczynku lub nieformalnych rozmów. Inna wysokość siedzisk, bardziej swobodne ustawienie mebli i spokojniejsze oświetlenie wystarczą, aby wyraźnie odróżnić ją od klasycznego stanowiska pracy.
Akustyka jako część aranżacji biura
W nowoczesnym biurze problemem może być nie tylko poziom hałasu, ale również sposób jego rozchodzenia się. Rozmowa prowadzona kilka stanowisk dalej, dźwięk dobiegający z sali spotkań czy częste połączenia online mogą utrudniać koncentrację nawet w dobrze zorganizowanej przestrzeni. Dlatego akustykę najlepiej planować razem z układem funkcjonalnym, a nie traktować jej jako poprawki wykonywanej po ustawieniu wszystkich mebli.
Pomagają odpowiednio rozmieszczone strefy, wykładziny, tapicerowane meble, panele akustyczne oraz wydzielone miejsca do rozmów. Istotne jest także samo rozmieszczenie biurek. Stanowiska przeznaczone do spokojnej pracy nie powinny znajdować się bezpośrednio przy kuchni, głównym ciągu komunikacyjnym czy przestrzeni przeznaczonej do częstych spotkań. Komfort wynika więc z relacji pomiędzy układem przestrzeni, materiałami i sposobem korzystania z poszczególnych miejsc.
Kolorystyka i materiały mogą porządkować przestrzeń
Nowoczesne biuro nie musi być urządzone wyłącznie w bieli, szarości i czerni. Neutralny beż, zgaszona zieleń, drewno, ciepłe szarości czy spokojniejsze kolory ziemi mogą tworzyć tło dla stanowisk pracy, a mocniejsze akcenty pomagać w zaznaczeniu wybranych stref. Kolor może wyróżnić salę spotkań, część wspólną albo miejsce przeznaczone do bardziej swobodnej pracy bez konieczności wprowadzania wielu dodatkowych oznaczeń.
Podobną funkcję pełnią materiały. Drewno i tkaniny wprowadzają wizualną miękkość, szkło pozwala zachować wrażenie otwartości, a bardziej wyrazista faktura może podkreślić reprezentacyjną część biura. Nie wszystkie powierzchnie powinny jednak pełnić funkcję dekoracyjną jednocześnie. Jeżeli podłoga, ściana i meble mają równie mocny rysunek, wnętrze szybko traci czytelną hierarchię. Lepiej zdecydować, które elementy mają przyciągać uwagę, a które pozostaną spokojnym tłem.
Oświetlenie dopasowane do różnych sposobów pracy
Jedno rozwiązanie oświetleniowe dla całego biura rzadko odpowiada wszystkim funkcjom. Stanowisko pracy przy komputerze, sala konferencyjna, ciąg komunikacyjny i strefa relaksu wymagają innego podejścia. Oświetlenie najlepiej planować razem z układem mebli, tak aby punkty świetlne znajdowały się tam, gdzie są rzeczywiście potrzebne, a nie wynikały jedynie z regularnego podziału sufitu.
Tak samo należy podejść do światła dziennego. Duże przeszklenia nie oznaczają automatycznie komfortowych warunków, jeśli monitor znajduje się w miejscu narażonym na odbicia lub bezpośrednie słońce. Z kolei strefy położone dalej od okien mogą wymagać mocniejszego światła ogólnego lub dodatkowego oświetlenia zadaniowego. Projekt oświetlenia powinien więc wynikać z konkretnych czynności wykonywanych w poszczególnych częściach biura.
Nowoczesne biuro powinno zmieniać się razem z firmą
Dobrze zaprojektowane biuro nie musi przewidywać każdej przyszłej zmiany, ale powinno pozostawiać pewien margines elastyczności. Zespół może się rozrosnąć, model pracy zmienić, a duża sala konferencyjna po pewnym czasie okazać się mniej potrzebna niż kilka mniejszych przestrzeni do rozmów online. Układ oparty na modułowych meblach, regulowanych stanowiskach i czytelnie zaplanowanych strefach łatwiej dostosować do takich zmian bez przebudowy całego wnętrza.
Urządzając biuro, dobrze więc patrzeć szerzej niż na samo biurko, fotel czy kolor ścian. Stanowiska indywidualne, miejsca do spotkań, przestrzenie do współpracy i strefy odpoczynku powinny wynikać z rzeczywistego stylu pracy firmy i tworzyć jeden funkcjonalny układ. Przy wyborze mebli biurowych znaczenie ma wtedy nie tylko wygląd pojedynczego elementu, ale przede wszystkim to, jak będzie współpracował z przestrzenią i codziennym rytmem całego biura.
