Open space pozwala pomieścić wiele stanowisk w jednej otwartej przestrzeni i ułatwia bezpośrednią komunikację pomiędzy współpracownikami. Jednocześnie brak fizycznych granic sprawia, że rozmowy, telefony, ruch w ciągach komunikacyjnych czy spotkania kilku osób mogą szybko stać się źródłem rozproszenia. Problemem nie jest więc sama idea biura open space, ale sposób, w jaki została zaplanowana przestrzeń.
Dobrze urządzony open space nie powinien zmuszać wszystkich pracowników do wykonywania każdego rodzaju zadania przy tym samym biurku. Praca wymagająca koncentracji, rozmowa z klientem, szybkie spotkanie zespołu i wideokonferencja potrzebują różnych warunków. Aranżacja powinna pozwalać wybierać miejsce do pracy odpowiednie do aktualnego zadania, a jednocześnie ograniczać hałas i niepotrzebny ruch w pobliżu stanowisk przeznaczonych do skupienia.
Open space warto podzielić według rodzaju wykonywanej pracy
W jednej otwartej przestrzeni często spotykają się czynności, które trudno ze sobą pogodzić. Przy jednym biurku pracownik analizuje dane wymagające koncentracji, kilka metrów dalej trwa rozmowa telefoniczna, a obok odbywa się szybka konsultacja zespołu. Nawet przy umiarkowanym poziomie hałasu zmienność dźwięków i ruch osób przechodzących pomiędzy stanowiskami może regularnie odrywać uwagę od wykonywanego zadania.
Dlatego projektowanie biura open space dobrze rozpocząć od określenia, gdzie odbywa się spokojna praca indywidualna, gdzie prowadzone są rozmowy, a gdzie zespoły najczęściej się spotykają. Nie każda strefa wymaga pełnej ściany. Układ biurek, meble, ścianki, wykładzina, rozwiązania akustyczne i odpowiednio poprowadzone ciągi komunikacyjne mogą tworzyć czytelny podział bez utraty otwartego charakteru wnętrza. Pracownik potrzebujący ciszy powinien mieć możliwość przeniesienia się do spokojniejszego miejsca, a rozmowa telefoniczna czy wideokonferencja nie powinna odbywać się pomiędzy kilkunastoma innymi stanowiskami.
Akustyka i miejsca do rozmów ograniczają rozpraszający hałas
Hałasu w otwartym biurze nie da się całkowicie wyeliminować, ale można ograniczyć jego rozchodzenie się. Pomagają wykładziny, tapicerowane meble, panele ścienne i sufitowe, przegrody pomiędzy stanowiskami oraz inne materiały wpływające na akustykę wnętrza. Liczy się jednak nie tylko obecność takich elementów, ale również ich rozmieszczenie. Pojedynczy panel zastosowany przypadkowo nie rozwiąże problemu, jeśli główne źródło rozmów znajduje się bezpośrednio obok stanowisk wymagających skupienia.
Duże znaczenie ma lokalizacja funkcji generujących częsty ruch i dźwięk. Kuchnia, strefa kawowa, drukarki czy miejsca spontanicznych rozmów nie powinny znajdować się w centrum cichej części biura. Przydatne są również niewielkie pokoje, kabiny telefoniczne i małe przestrzenie konferencyjne, które przejmują rozmowy online, telefony oraz krótkie spotkania. Dzięki temu główna przestrzeń open space może pozostać otwarta, ale nie musi obsługiwać jednocześnie wszystkich rodzajów aktywności.
Słuchawki z redukcją hałasu mogą być dodatkowym narzędziem pomagającym w koncentracji, ale nie powinny zastępować właściwej organizacji biura. Jeśli pracownicy przez większość dnia muszą odcinać się od otoczenia za pomocą słuchawek, problem może leżeć również w układzie przestrzeni i rozmieszczeniu poszczególnych stref.
Rozmieszczenie biurek wpływa na koncentrację i poczucie prywatności
W open space znaczenie ma nie tylko odległość pomiędzy biurkami, ale także ich ustawienie względem przejść, innych stanowisk i źródeł światła. Biurko znajdujące się bezpośrednio przy głównym ciągu komunikacyjnym będzie narażone na częsty ruch w polu widzenia. Podobnie kilka stanowisk ustawionych tak, że pracownicy przez cały dzień siedzą naprzeciwko siebie, może zwiększać liczbę drobnych bodźców odrywających uwagę od monitora.
Stanowiska można grupować w mniejsze zespoły i częściowo oddzielać za pomocą niskich ścianek, paneli akustycznych, regałów czy innych elementów wyposażenia. Nie chodzi o całkowite odizolowanie pracownika, ale o ograniczenie ruchu i rozmów pojawiających się bezpośrednio w jego otoczeniu. Rozmieszczenie monitorów powinno przy tym uwzględniać zarówno prywatność wyświetlanych informacji, jak i światło padające na ekran.
Równie ważne są swobodne ciągi komunikacyjne. Jeżeli droga do sali konferencyjnej, kuchni czy wyjścia prowadzi pomiędzy stanowiskami, osoby siedzące przy tej trasie będą regularnie rozpraszane. Lepszy efekt daje prowadzenie głównych przejść po obrzeżach grup stanowisk oraz takie ustawienie biurek, aby ruch nie przecinał miejsc przeznaczonych do spokojnej pracy.
Ergonomia i oświetlenie tworzą komfortowe miejsce pracy
Nawet cichy open space nie będzie komfortowy, jeśli samo stanowisko jest niewygodne. Biurko powinno zapewniać odpowiednią powierzchnię na monitor i potrzebne wyposażenie, a fotel umożliwiać dopasowanie ustawienia do użytkownika. W biurach, w których stanowiska są współdzielone przez kilka osób, możliwość regulacji ma jeszcze większe znaczenie. Ergonomia obejmuje również rozmieszczenie monitora, sposób prowadzenia przewodów oraz dostęp do potrzebnych akcesoriów. Pracownik nie powinien codziennie organizować miejsca od początku ani pracować w wymuszonej pozycji tylko dlatego, że priorytetem podczas aranżacji była maksymalna liczba biurek.
Z układem stanowisk powinno być powiązane także oświetlenie. Jedno rozwiązanie dla całego open space rzadko odpowiada pracy przy komputerze, ciągom komunikacyjnym, miejscom spotkań i bardziej swobodnym strefom. Dostęp do światła dziennego dobrze uwzględnić już podczas rozmieszczania biurek, ale samo ustawienie ich blisko okna nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Bezpośrednie słońce może powodować odbicia na monitorach, podczas gdy głębsze części biura wymagają odpowiednio dobranego światła sztucznego. Układ oświetlenia powinien więc wynikać z funkcji poszczególnych miejsc, a nie jedynie z regularnej siatki punktów na suficie.
Otwarte biuro nie musi oznaczać jednej przestrzeni do wszystkiego
Największą zaletą dobrze zaprojektowanego open space jest możliwość zachowania otwartości bez rezygnowania z miejsc o różnym poziomie prywatności. Stanowiska do codziennej pracy mogą sąsiadować ze strefami współpracy, ale pomiędzy nimi powinien istnieć czytelny podział. Miejsca przeznaczone do rozmów i szybkich konsultacji mogą być bardziej otwarte, natomiast zadania wymagające skupienia potrzebują spokojniejszego otoczenia.
Takie zróżnicowanie nie wymaga tworzenia wielu zamkniętych pomieszczeń. Czasami wystarczy zmiana ustawienia mebli, zastosowanie ścianki, innej powierzchni podłogi lub wyraźne odsunięcie głośniejszej strefy od stanowisk indywidualnych. W większym biurze można uzupełnić ten układ o kabiny do rozmów, małe sale konferencyjne i ciche miejsca do pracy indywidualnej. Dzięki temu pracownik nie jest przypisany do jednego typu przestrzeni przez cały dzień.
Jak urządzić open space sprzyjający koncentracji?
Dobrze zaprojektowany open space nie polega na maksymalnym wykorzystaniu powierzchni pod kolejne stanowiska. Znacznie ważniejsze jest ograniczenie konfliktów pomiędzy różnymi rodzajami pracy. Rozmowy powinny mieć swoje miejsce, główne ciągi komunikacyjne nie powinny przecinać spokojnych stref, a stanowiska wymagające koncentracji potrzebują odpowiednich warunków akustycznych i wizualnych.
Największą różnicę przynosi zwykle połączenie kilku rozwiązań: odpowiedniego rozmieszczenia biurek, materiałów poprawiających akustykę, wydzielonych miejsc do rozmów, ergonomicznego wyposażenia oraz możliwości przeniesienia się do cichszej strefy. Open space może wtedy pozostać przestrzenią ułatwiającą komunikację pomiędzy współpracownikami, bez konieczności rezygnowania z prywatności i warunków potrzebnych do pracy w skupieniu.
